自動化可以分成全自動與半自動，而以辦公室流程而言，有需要全自動嗎？而半自動就一定比較差嗎？

首先，我們先想一下前幾篇有提到的自動化方式與相關重點：

• 工作表函數：入門門檻最低，當需求單純時此方式最符合效益，且應根據需求挑選合適的函數，不是複雜就最好。
• 程式：既是蜜糖也是毒藥，即便需求單純，但開發時仍應進行單元測試並考量［如何維護］，以免繞遠路。
• 應用程式開發：除了要「能開發」，更要能「被接受」，而開發時應該要注意不要隨意取消預設限制。。

主要評估重點－需求與現況

就像函數、程式、應用程式各有優缺點，全自動與半自動也是一樣的。以簽核流程的情境為例：

假設公司A的自動化簽核系統設定為「提供給A完後自動通知B，最後D簽核完後就能顯示簽核通過」。

1. 但因為遇到旺季、人員請假...等原因，所以D沒時間處理，要由E來處理。

為了因應此階段的問題，系統設定調整為：
「提供給A完後自動通知下一階段的所有人，最後每個階段都有人同意後即可顯示簽核通過」。

2. 呈上，後來D才發現他與E的意見，所以事情緊急喊卡。

為了因應此階段的問題，系統設定調整為：
「提供給A完後自動通知下一階段的所有人，最後最終負責人同意後才能顯示簽核通過」。

3. 呈上，過了一段時間後，D仍然有許多事要忙，每次等他簽核事情都會拖很久，而有的事情屬於例行性事務，所以也不好催促。

為了因應此階段的問題，系統設定調整為：
「大簽與小簽有各自的流程，如果是小簽那只要C同意後即可顯示簽核通過」。

4. 呈上，因為D需要到各地見客戶，因此偶爾會於下班時間用電腦登入系統以進行簽核，遇到急簽時其他人只能硬著頭皮打擾他。

為了因應此階段的問題，系統設定調整為：
「特定權限者可以手動將簽核狀況設定為簽核通過，但需填寫備註。」。

結論－半自動讓你彈性調整事項，全自動讓你專心於其他事情

對於那些可以被候補/通融的事情，以上流程的發生機率我想大家應該心裡都有譜(後勤部門的辛酸阿QQ)，因此在對流程沒有徹底的了解之前，建議打造半自動系統就好，避免力氣一直花在調整系統上面。

而全自動系統的最大優點則是「全部自動化」，換言之，它有兩項主要優勢：

1. 讓人員有更多時間做其他事情
2. 將事情的品質維持在同一個水準

除非以上2項目是必要目的，不然個人不建議打造全自動系統，因為這個真的會相對非常費時費力。